Työ on yhtä sekamelskaa, kiirettä ja kaaosta? Jos kyllä, niin hallinnan tunnetta on lisättävä monenlaisin keinoin. Se edellyttää fiksumpaa johtamista. Mutta kuka hallinnan tunteen lisäämisestä on vastuussa: yritys, esihenkilöt, tiimit vai yksilö? Tässä artikkelista löydät konkreettisia keinoja lisätä hallinnan tunnetta työssä.
Hajautettu johtajuus, johon liittyy mm. käsitteet itse- ja yhteisöohjautuminen, on enenevässä määrin lisääntynyt. Itsensä johtaminen on tärkeäksi noussut yksilöltä vaadittava työelämätaito. Tätä selvitetään rekrytointivaiheessa ja mitataan pitkin työuraa.
Hallinnan tunteen lisäämistä, toisin sanoen johtamista, voi ja pitää tehdä systeemisesti läpi organisaation:
Organisaatiotasolla hallinnan tunnetta pyritään parantamaan mm. muovaamalla johtamiskulttuuria ylhäältä alaspäin -johtamisen sijaan jaetun johtajuuden suuntaan, jossa tiimeillä ja työntekijöillä on mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä tapoihin, aikatauluihin sekä tavoitteenasetantaan. Myös toimivat prosessit, asianmukaiset työolot ja -välineet sekä selkeät tavoitteet ja kirkas työn perusmerkitys auttavat organisaatiotasolla lisäämään hallinnan tunnetta työhön.
Tiimitasolla psykologisesti turvallinen työilmapiiri ja hyvin määritellyt roolit sekä vastuualueet tukevat tunnetta siitä, että tiimin vastuulla olevat tehtävät tai projektit ovat hallinnassa.
Esihenkilöiden tehtävänä on tukea sekä koko tiimin että sen yksilöiden hallinnan tunnetta mm. tukemalla positiivista tunneilmastoa tiimissä (katso esim. KYARHEM-malli), huolehtimalla että kukin tietää, mikä on hänen sekä muiden tiimin jäsenten tehtävät ja tavoitteet sekä että kullakin on tarvittavat sisäiset ja ulkoiset resurssit työn tekemiseen.
Hallinnan tunne on hyvin yksilöllisesti koettu olotila. Kokemus työn hallinnasta vaihtelee päivittäin ja jopa hetkittäin. Lisäksi henkilöiden persoonalliset erot ja myös työpaikan yleinen puheilmasto voivat vaikuttaa hallinnan tunteen kokemukseen.
Hallinnan tunnetta lisäävällä johtamisella pyritään parantamaan työhyvinvointia, työssä suoriutumista, joka heijastuu positiivisesti paitsi yrityksen toimintakykyyn, myös yksilön työhön ja muuhun elämään.
Työterveyslaitoksen psykologian tohtori Matti Joensuu kuvaa hallinnan tunnetta näin: “Hallinnan tunne on kokemusta siitä, että työ sujuu, on tasapainossa muun elämän kanssa ja on sopivan haastavaa – tuomatta mukanaan liiallista, uuvuttavaa kuormitusta.”
Mitkä ovat tyypillisimpiä hallinnan tunteen syöjiä ja miten ne taklataan?
1. Työn sirpaleisuus – Lopeta multitaskaus, keskity isoihin kiviin
Tunne työn sirpaleisuudesta johtaa hallinnan tunteen menettämiseen. Sirpaleisuutta voi aiheuttaa niin työn määrä, organisointi, laatu kuin työvaiheiden jakautuminen eri henkilöiden välillä ja niiden organisointi.
Tärkeintä mitä yksilö voi tehdä, on muodostaa omaan mieleen kuva siitä, mikä tai mitkä ovat tärkeimmät ja isoimmat kokonaisuudet, mitä tänään/tällä viikolla/ tässä kuussa tulisi saada aikaan ja keskittyä ensisijaisesti niihin. Muistamme vertauskuvan purkista, joka täytetään eri kokoisilla kivillä ja hiekalla. Isot kivet kannatta laittaa ensin ja ripotella hiekka perään vasta sitten, näin kaikki mahtuvat purkkiin. Päivää ei kannata täyttää pienellä silpputyöllä, koska silloin isot asiat jäävät tekemättä.
“Tunne työn sirpaleisuudesta johtaa hallinnan tunteen menettämiseen. työn sirpaleisuuteen pitää tarttua kaikilla organisaation tasoilla.”
Selena Kartomaa
2. Ulkoiset ja sisäiset haasteet – Hanki tietoa, muokkaa työolot ja -tavat sopiviksi, tunnista mihin pystyt ja mihin et
Kärsimme sekä ulkoisista että pään sisäisistä häiriötekijöistä jotka haittaavat työn tekemistä, keskittymistä ja aiheuttavat tunnetta siitä, ettei asiat etene tai ole hallussa. Ulkoisiin häiriötekijöihin kuuluvat mm. epäselvät, puutteellisesti annetut tai ristiriitaiset työtehtävät ja niille asetetut tavoitteet, vajavainen kommunikaatio tai tiedonpuute sekä lisäksi päivittäiset häiriöt, kuten ruudulle ilmestyvät notifikaatiot tai työpisteen ympärillä tapahtuva hälinä.
Jos ei tiedä, mitä yritys tai esihenkilö itseltä odottaa, on vaikea asettaa omia päivittäisiä tai viikoittaisia tavotteita. Kysymällä lisätietoa ja selvennystä epäselvissä tilanteissa vältetään arvailu. Siksi suu tai viestikanava on syytä avata aina kun tuntuu, ettei ole täysin tietoinen itseen ja omaan työhön kohdistuvista odotuksista. Myös päivittäisten ulkoisten häiriötekijöiden poistaminen mm. hiljaisen työtilan varaamisella, notifikaatioiden hiljentämisellä tekee ihmeitä.
Sisäisiä häiriötekijöitä ovat mm. henkilön oma hankaluus organisoida tai priorisoida asioita, poukkoilevat ajatukset, sisäisen motivaation puute, uni- tai nestevaje tai liian paljon kognitiivista kapasiteettia syövä määrä työstettäviä asioita. Näiden helpottamiseksi voi kehittää yleistä keskittymiskykyä mindfulness-harjoitteilla ja päättää aika, jolloin tekee keskittyvää työtä. Tällöin ajatusten poukkoilua on helpompi rajata ja palauttaa käsillä olevaan aiheeseen. On kuitenkin hyvä muistaa, että ajatusten poukkoilu on normaalia, eikä siitä pidä soimata itseään. Ihmisellä on värikäs mieli ja se on meidän vahvuus. Oman ruutuajan rajoittaminen ja multitaskauksen vähentäminen priorisoinnilla helpottavat oman mielen keskittymiskykyä.
3. Stressi, ylisuorittaminen – Done is better than perfect
Kun mieli on stressaantunut ja kuormittunut, hallinnan tunne hajoaa. Stressiä voi hallita monella eri tavalla, mutta myös päätös asioiden hyvien puolien näkemisestä ja positiivinen sisäinen puhe ohjaavat tunnetilaamme parempaan suuntaan. ”Kaikki järjestyy jotenkin” voi tuntua kuluneelta kliseeltä, mutta syvemmin sitä ajatellessa, asia on juurikin näin.
Meillä on taipumusta vaatia itseltämme enemmän kuin mitä toiset meiltä odottavat. Jos itsekriittisyys menee liialliseksi, aiheuttaa henkilö itse itselleen ylimääräistä stressiä mikä ei edistä hallinnan tunteen saavuttamista. Jos tavoite on saada tietyt asiat tehdyksi, ei niiden liiallinen nysvääminen välttämättä paranna tulosta vaan viivästyttää työtä. Joskus tehty työ on parempi kuin täydellinen työ. Alenna siis rimaa silloin, kun havaitset ettei asian liiallinen stressaaminen johda parempaan tulokseen.
Poimi tästä vinkit
Keinoja hallinnan tunteen lisäämiseen
Kokeile näitä konkreettisia keinoja hallinnan tunteen lisäämiseksi:
- Muodosta omaan mieleen kuva siitä, mikä tai mitkä ovat tärkeimmät ja isoimmat kokonaisuudet, mitä tänään/tällä viikolla/ tässä kuussa tulisi saada aikaan ja keskity ensisijaisesti niihin.
- Minimoi ulkoiset häiriötekijät: hiljennä notifikaatiot, organisoi kalenteriin keskittymisaikaa ja sulje ylimääräiset ikkunat, määritä ruutuaika
- Minimoi sisäiset häiriötekijät: opettele pois multitaskauksesta – poimi tästä vinkit. Huolehdi riittävästä unesta, ravinnosta ja ja palautumisesta.
- Vaadi selkeyttä rooliin, odotuksiin, tavoitteisiin ja työtehtäviin: Jos et tiedä, mitä yritys tai esihenkilö sinulta odottaa, on vaikea asettaa omia päivittäisiä tai viikoittaisia tavotteita. Vaadi selkeyttä ja ota puheeksi.
Tutustu tämän artikkelin kirjoittajaan
Selena Kartomaa: Kirjoittaja kehittää Heltissä työkykyjohtamisen palveluja vastaamaan nykypäivän yritysten ja työyhteisöjen tarpeita. Työkyky rakentuu niin yksilöllisten kuin työpaikan ominaisuuksien päälle; kehittämällä jokaista työkykyyn vaikuttavaa kerrosta luomme onnellisia, motivoituneita ja suorituskykyisiä organisaatioita.