Vinkit esihenkilöille – Näin onnistutte loppuvuoden puristuksessa

Perinteisesti työvuodessa on kaksi ajanjaksoa, jolloin maailma pitäisi saada valmiiksi; ennen kesälomia ja ennen joulua. Tätä kirjoittaessani jouluun on aikaa noin viisi viikkoa, joten tärkeiden töiden valmiiksi tulemista on hyvä lähteä varmistamaan viimeistään nyt.

Tavoitteina saada töissä aikaan enemmän ja väsyä vähemmän sekä laskeutuminen joulun viettoon rauhallisin mielin, tärkeimmät työt hoidettuna.

Mihin siis esihenkilönä kannattaa kohdistaa huomio, jotta varmistat tärkeimpien asioiden valmistumisen ilman, että tiimiläiset uupuvat?

Ajatustyötä tekeviä tuntuu yhdistävän kova vaatimus omaa tekemistä kohtaan ja vaikeus rajata tekemistä. Sinänsä hyvässä yhdistelmässä on kolikon kääntöpuoli. Liian paljon töitä liiallisella vaativuudella itseä kohtaan aiheuttaa monille haitallista kuormitusta; stressioireet lisääntyvät ja usein uni häiriintyy, jonka seurauksena keskittyminen, muisti ja ongelmanratkaisukyky ottavat osumaa. Nämä hidastavat työn tekemistä, minkä seurauksena kiire vain kasvaa.

Saatko kiinni? Tällaisessa tilanteessa oleva ajatustyöntekijä ei saa aikaan, mutta uupuu koko ajan enemmän.

Ja sitten niihin keinoihin, joita onneksi löytyy – mutta joihin tunnollinen, itseltään paljon vaativa työntekijä tarvitsee hyvin usein apua ja tukea esihenkilöltään

Kysy, mitä kuuluu?

Haaste: Elämme marraskuun loppua, vuoden pimeintä aikaa, joka tahtoo viedä energiatasoja alas. Lisäksi hyvinvoinnillemme todella tärkeä elementti, turvallisuuden tunne, on haavoittunut; naapurimaamme käy sotaa ja itärajan tilanne on vähintäänkin kummallinen. Lisäksi taloudellinen epävarmuus on arkipäivää monissa yrityksissä ja myös perheissä.

Keino: Paitsi että kysyt “mitä kuuluu”, mieti, oletko itse huomannut tiimiläisessäsi muutosta, käyttäytymisessä tai työsuorituksessa, kenties lisääntyvissä poissaoloissa?

Jos kaikki vaikuttaa olevan kunnossa, hienoa! Siirry silti kohtiin 2-4, jotta varmistat omalta osaltasi, että hyvä tilanne säilyy, kun “ruuhkaviikot” alkaa. Jos taas sinulla herää huoli tiimiläisesi jaksamisesta, varhaisen tunnistamisen malli (vartu-malli) auttaa sinua tilanteen selvittelyssä ja Heltin työterveyshuolto on tarvittaessa tukenanne.

Ajatustyötä tekeviä tuntuu yhdistävän kova vaatimus omaa tekemistä kohtaan ja vaikeus rajata tekemistä. Sinänsä hyvässä yhdistelmässä on kolikon kääntöpuoli. Liian paljon töitä liiallisella vaativuudella itseä kohtaan aiheuttaa monille haitallista kuormitusta

Anna-Mari Lahtinen, Työterveyslääkäri

Priorisointi – Tiedätkö, mitä kaikkea tiimiläiselläsi on to do-listallaan?

Haaste: Tiedätkö, mitä kaikkea tiimiläiselläsi on to do-listallaan? Mitä itseohjautuvampi työ, sitä enemmän listalta voi löytyä yllätyksiä. Entä onko tiimiläisellesi kristallin kirkkaan selkeää, mitä pitää ehdottomasti saada valmiiksi ennen vuodenvaihdetta?
Vaikka tiimiläisesi osaisikin itse priorisoida, pois priorisoidut työt ovat kuitenkin edelleen olemassa ja tekemättä. Monen ajatustyöntekijän päässä pyöriikin: Osasinko priorisoida oikein? Mitä jos joku kuitenkin odottaa, että teen tämän? Tuotanko jollekulle pettymyksen? Tai epäonnistunko työssäni?

Keino: Käykää yhdessä läpi, mitä tiimiläisesi työpöydällä on ja sopikaa yhdessä, mitkä ovat tulevien viikkojen ihan ydinprioriteetit. JA sopikaa myös, mitä nyt ei tehdä. Nämä odottamaan joutavat kannattaa kirjoittaa ylös, silloin ne eivät ole kuormittamassa lähimuistia. Kun tiimiläisesi on saanut sinulta luvan jättää jotain tekemättä, hän voi levollisemmin mielin keskittyä olennaiseen.

Jos tekemistä on edelleen liikaa, ollaan kiperän kysymyksen edessä: kuka voisi/ehtisi auttaa? Tarvittava resursointi kun on kuitenkin aina esihenkilön/johdon vastuulla.

Priorisoinnin tulisi siirtyä myös kalentereihin; mitä ei ole valittu prioriteetiksi, siihen ei käytetä kallisarvoista aikaa. Tähän teemaan liittyy myös niin monilla oleva vaikeus rajata ja sanoa “ei”. Kun olette yhdessä sopineet, että tätä ei nyt tehdä, tiimiläisesi on paljon helpompi sanoa “ei” muun muassa palaverikutsuihin.

Riittävän hyvä – Tasapaino laadun ja tehokkuuden välillä

Kauhean vaikea teema asiantuntijoille. Osaaminen riittäisi vielä parempaan lopputulemaan, jos vain olisi aikaa enemmän.

Haaste: Milloin on riittävän valmista, kun aikaa on loppuviimeksi kuitenkin aina rajallisesti? Miten löytää tasapaino laadun ja tehokkuuden välillä?

Keino: Käykää yhdessä läpi, mitkä odotukset työlle on, ja jos mahdollista, mikä on riittävän hyvä. Palaute on lahja 🙂 Auta tiimiläistäsi arvioimaan, milloin on riittävän valmista. Ja jos tiimiläisesi joutuu päästämään käsistään jotain keskeneräistä, sillekin olisi hyvä saada esihenkilöltä ns. lupa.

Pidemmässä juoksussa osaamisen jatkuva kehittäminen auttaa sekä ymmärtämään, milloin on riittävän valmista että myös saavuttamaan riittävän hyvän tehokkaasti, mutta tämä teema sitten pidemmän aikavälin suunnitelmiin.

Työpäivän aikainen palautuminen kuntoon

Haaste: Ihmisen aivot muistuttavat tavallaan tietokonetta. Kun liian monia ohjelmia pyörii samanaikaisesti tai kone on liian kauan aktiivisessa käytössä, “kovalevy” alkaa jumittaa ja hidastaa.

Meidän aivomme ikävä kyllä väsähtävät nopeammin kuin tietokone. Aivotutkijat ovat arvioineet, että maksimiaika, minkä kuormittumattomat aivot pystyvät suoriutumaan kognitiivisesti vaativasta työstä on n. 90 min, kuormittuneilla aivoilla aika on luonnollisesti lyhyempi. Tutkimukset ovat osoittaneet, että valitettavasti emme itse tunnista tätä väsähtämistä, mikä näkyy tahdin hidastumisena ja virheiden lisääntymisenä. Työpäivän tauotukseen pitää siis tietoisesti kiinnittää huomiota.

Keino: Kannusta tiimiläisiäsi tauottamaan työpäivän aikana riittävästi. Palaverien välillä olisi hyvä olla 5-10 min mittainen tauko, jo senkin vuoksi, että aivojen ei tarvitse hyppiä asiasta toiseen lennossa. Nyt pimeään aikaan olisi hienoa, jos esim. lounastauon yhteyteen mahtuisi pieni happihyppy ulos.

---