Etätyö on tuonut mukanaan uusia haasteita aivoillemme. Muun muassa sopivien rutiinien opettelu ja kotikonttorin vaatimukset haastavat aivojamme, mikä voi vaikuttaa muun muassa tiedonkäsittelykykyyn ja keskittymiseen. Etsitään yhdessä lempeää suhtautumista itseämme ja aivojamme kohtaan sekä juuri sinulle sopivia tapoja keventää etätyön kuormitusta.
Etätyössä korostuu itseohjautuvuus ja oman työn organisointi. Työpäivän suunnittelu ja taukojen pitäminen ovat keskeisiä tekijöitä aivojen hyvinvoinnin kannalta. Tämä artikkeli tarjoaa konkreettisia vinkkejä, joiden avulla voit parantaa keskittymistäsi, organisoida työpäiväsi paremmin ja löytää tapoja tauottaa työtäsi tehokkaammin. Näin voit tehdä etätyöstä sujuvampaa ja aivoillesi lempeämpää.
Keskittymisen vaikeus
Vaikka oma koti on parhaimmillaan täydellisen tyyni ja hiljainen ympäristö, moni saattaa silti tunnistaa ilmiön, jossa ajatukset harhailevat vaikka puitteet olisivat kuinka optimaaliset täydellisen keskittyneelle työlle. Käsi hakeutuu puhelimelle selaamaan Twitteriä vaikka pitäisikin keskittyä raportin tekoon, tai sähköposti tulee vilkuiltua vartin välein ihan vain tottumuksesta. Kun haluat keskittyä, työpöytä kannattaakin siivota houkutuksista: piilota kännykkä kokonaan pois näkyviltä, sulje ylimääräiset applikaatiot ja välilehdet, ja hiljennä älylaitteista kaikki merkkiäänet. Varaa päivästä edes yksi tällainen hiljaisen ja keskeytymättömän työskentelyn tunti. Se treenaa aivojesi kykyä keskittyä.
”Jos työpäiväänsä ei lainkaan suunnittele etukäteen, koko työpäivä kuluu helposti reagoivassa moodissa, jossa vastaillaan pyyntöihin ja sammutetaan tulipaloja vinhasti työtehtävästä toiseen sinkoillen. Tästä seuraa usein kiireen ja hallitsemattomuuden tunne.”
Oman työn organisointi
Etätöissä on usein enemmän vapautta suunnitella omaa työpäivää. Avainsana tässä yhteydessä on suunnittelu. Jos työpäiväänsä ei lainkaan suunnittele etukäteen, koko työpäivä kuluu helposti reagoivassa moodissa, jossa vastaillaan pyyntöihin ja sammutetaan tulipaloja vinhasti työtehtävästä toiseen sinkoillen. Tästä seuraa usein kiireen ja hallitsemattomuuden tunne. Pyri miettimään vähintään edellisen päivän lopuksi, mitä teet seuraavana työpäivänä. Vielä parempi, jos voit luoda koko työviikolle ainakin karkean aikataulutuksen. Näin lisäät hallinnan tunnetta ja vapautat ajatteluresursseja, kun mielessä ei jatkuvasti pyöri epämääräinen to-do -lista.
Prokrastinaatio, vitkuttelu
Jotkut kokevat, että etätöissä työhön tarttuminen on välillä vaikeaa. Kun pitäisi aloittaa haastavan työtehtävän tekeminen, tuleekin imuroitua asunto tai tuijotettua kissavideoita. Prokrastinaatio tai vitkuttelu on yleistä varsinkin epämääräisten ja laajojen työtehtävien parissa. Siksi laajempi kokonaisuus on tärkeä palastella pienempiin, konkreettisiin osatehtäviin. Näin kynnys tarttua toimeen madaltuu. Osatehtävän saavuttamisesta voi myös palkita itsensä. Voit esimerkiksi asettaa itsellesi tavoitteeksi kirjoittaa seuraavan kahden tunnin aikana kaksi sivua kymmensivuisesta raportista, ja palkita itsesi tavoitteen saavuttamisesta vaikkapa hyvällä kupilla kahvia tai palasella suklaata. Tällä metodilla hyödynnetään optimaalisella tavalla aivojen palkkiojärjestelmää, sillä aivojen mielihyväkeskukset aktivoituvat erityisesti kun saamme pieniä palkkioita usein.
Luonnollisten taukojen puute
Työpaikalla päivään tulee usein luonnollisia taukoja ikään kuin itsestään, kun työkaveri pyytää meitä kahvitauolle, tai kuljemme työpisteeltä neuvotteluhuoneeseen ja vaihdamme samalla kuulumisia kollegan kanssa. Etätöissä nämä luonnolliset tauot uupuvat. Siksi työtä täytyykin tauottaa nyt tietoisemmin. Työtä olisi hyvä tauottaa vähintään puolentoista tunnin välein, vaikkapa niin että herätyskello muistuttaa säännöllisistä tauoista. Tauotus on elintärkeää aivojen palautumisen kannalta, ja palautumista pitäisi tapahtua myös työpäivän aikana, ei vain vapaa-ajalla.
Työn ja vapaa-ajan sekoittuminen
Selkeistä rajoista työn ja vapaa-ajan suhteen saattaa olla vaikea pitää kiinni, kun töitä tekee kotoa käsin. Siksi onkin tärkeää pyrkiä pitämään kiinni säännöllisistä työajoista, eikä lipsua jatkuvasti ylitöihin. Työpäivän voi myös pyrkiä päättämään aina samanlaiseen rituaaliin, kuten vaikkapa lyhyeen kävelylenkkiin tai meditaatiohetkeen. Näin aivot ehdollistuvat ymmärtämään paremmin, milloin työpäivä päättyy ja vapaa-aika alkaa. Lisäksi jos oma työpiste on kotona näkyvällä paikalla eikä erillisessä työhuoneessa, työpiste olisi hyvä siivota pois aina työpäivän päätteeksi. Näin työhön liittyvät tavarat eivät jatkuvasti muistuta meitä työasioista vapaa-ajalla.
Sosiaalisen kontaktin puute
Etätöiden tekeminen on välillä yksinäistä puuhaa, kun luonnollinen ja vapaamuotoinen oleskelu työkavereiden kanssa puuttuu. Onneksi monilla työpaikoilla järjestetään epävirallisempia virtuaalisia kahvitteluhetkiä, tai vaikkapa ulkopalavereita ja kävelytapaamisia. Yhteisissä etäkokouksissa on myös tärkeää pyhittää aikaa kuulumisten päivittämiselle, sekä varmistaa, että kaikki saavat tapaamisessa puheenvuoron. Kollegoista ja työntekijöistä on nyt erityisen tärkeää pitää hyvää huolta.
Poimi tästä talteen monan vinkit
Etätyön haasteet ja ratkaisut
- KESKITTYMISEN VAIKEUS
Haaste: Ajatusten harhailu ja jatkuva häiriintyminen kotona.
Ratkaisu: Kokeile siivota työpöytä houkutuksista, piilottaa kännykkä, sulkea ylimääräiset sovellukset ja välilehdet, sekä hiljentää älylaitteet. Varaa lisäksi päivittäin ainakin yksi keskeytymätön työskentelytunti. - OMAN TYÖN ORGANISOINTI
Haaste: Työpäivän suunnittelemattomuus johtaa kiireeseen ja hallitsemattomuuden tunteeseen.
Ratkaisu: Suunnittele seuraavan päivän työtehtävät edellisen päivän lopuksi. Laadi koko työviikolle karkea aikataulu hallinnan tunteen lisäämiseksi ja ajatteluresurssien vapauttamiseksi. - PROKRASTINAATIO JA VITKUTTELU
Haaste: Työhön tarttumisen vaikeus ja viivyttely erityisesti laajojen tehtävien kohdalla.
Ratkaisu: Pilko suuret tehtävät pienempiin osiin ja palkitse itsesi niiden suorittamisesta. Tämä hyödyntää aivojen palkkiojärjestelmää ja tekee työn aloittamisesta helpompaa. - LUONNOLLISTEN TAUKOJEN PUUTE
Haaste: Työpäivän aikana ei tule luonnollisia taukoja kuten toimistolla.
Ratkaisu: Pidä tietoisesti taukoja vähintään puolentoista tunnin välein, esimerkiksi herätyskellon avulla. Tauot ovat tärkeitä aivojen palautumisen kannalta. - TYÖN JA VAPAA-AJAN SEKOITTUMINEN
Haaste: Rajojen pitäminen työn ja vapaa-ajan välillä on vaikeaa.
Ratkaisu: Pidä kiinni säännöllisistä työajoista ja lopeta työpäivä aina samalla rituaalilla, kuten kävelylenkillä tai meditaatiolla. Siivoa työpiste työpäivän päätteeksi, jotta työhön liittyvät asiat eivät muistuta sinua jatkuvasti vapaa-ajalla. - SOSIAALISTEN KONTAKTIEN PUUTE
Haaste: Etätöiden tekeminen voi olla yksinäistä ilman työkavereiden seuraa.
Ratkaisu: Osallistu epävirallisiin virtuaalisiin kahvitaukoihin ja ulkopalavereihin. Varaa etäkokouksissa aikaa kuulumisten vaihtamiselle ja varmista, että kaikki saavat puheenvuoron. Pidä hyvää huolta kollegoista ja työntekijöistä.
Etätyö on tuonut monille työntekijöille joustavuutta ja itsenäisyyttä, mutta myös siinä on tekijöitä, jotka lisäävät riskiä uupua. Keskeisimmät riskitekijät etätyössä liittyvät työ- ja vapaa-ajan sekoittumiseen, sosiaalisen tuen puutteeseen, jatkuvaan teknostressiin ja fyysisen ergonomian haasteisiin. Tiedätkö, milloin omasta tai työkaverin jaksamisesta kannattaa olla huolissaan?
Tiesitkö, että 64 % tietotyötä tekevien sairauslomista johtuu mielen kuormituksesta?
Heltti on Suomen ainoa ajatustyöhön erikoistunut mielen palveluiden tarjoaja.
Olemme psykososiaalisten kuormitustekijöiden syväosaajia.