Vinkit ajatustyöläisten hyvinvointiin ja tuottavuuteen etätöissä

Heltin Ajatustyöneuvosto on ryhmä johtajia, jotka vaikuttavat omilla työpaikoillaan muiden hyvinvointiin ja vievät sitä aktiivisesti eteenpäin. Ajatustyöneuvoston toukokuun etätapaamisen teemana oli ajatustyöläisten hyvinvointi, jaksaminen ja tuottavuus kevään 2020 poikkeusolosuhteissa, joissa valtaosa tekee etätöitä, ja lisäksi koronakriisi huolettaa. Ajatustyöneuvoston keskustelun lopputuloksena tunnistimme yritysten parhaita käytäntöjä ajatustyöläisten hyvinvoinnin ja tuottavuuden tukemiseen. Alla on kuvattu yrityksissä hyviksi koettuja toimintamalleja.

Viestintä

Viestinnän merkitys korostuu, kun työyhteisö siirtyy valtaosin etäälle. Monissa yrityksissä on tiuhennettu palavereita ja koko yhteisöjen Town Hall -tapaamisia, joissa kaikki pääsevät suoraan keskusteluyhteyteen yritysjohdon kanssa. Ytimekkäät videot on havaittu hyväksi tavaksi lukemiseen ja Zoom-palavereihin kyllästetyille etätyöläisille. Monissa yrityksissä johto antaa etätöissä toimivalle organisaatiolleen videona tai kirjoituksena tilannepäivityksen joka päivä.

Etäpalavereihin panostaminen

Etäpalaverit vievät monilla suuren osan etätyöpäivistä. Kun etäpalavereihin panostaa, niistä voi saada parhaimmillaan jopa tehokkaampia kuin perinteisistä tapaamisista. Etäpalaverit tekevät osallistujistaan aiempaa tasa-arvoisempia, kun kaikki ovat etäällä. Ne alkavat tyypillisesti paremmin aikataulussa ja keskittyvät tarkemmin asiaan. Taitava palaverin fasilitoija saa kaikki etäpalaverin osallistujat ääneen paremmin kuin tyypillisissä fyysisissä tapaamisissa, joissa äänekkäimmät saattavat helpommin dominoida keskustelua.

Kameroiden pitäminen päällä parantaa osallistujien keskittymistä ja kommunikaatiota. Tähän kannattaa aktiivisesti kannustaa, ja tätä on perusteltua myös edellyttää. Ne ihmiset, jotka pitävät kameraa poissa päältä, ovat usein samoja, jotka keskittyisivät läppärinsä kannen takana ihan muihin asioihin fyysisen palaverin aikana.

Etätyökokemusten jakaminen

Etätyön parhaita asiantuntijoita ovat etätyöntekijät itse. Tämän huomanneet yritykset ovat perustaneet etätyön hyvien käytäntöjen jakamista varten mm. Slack-kanavia, joissa on käyty aktiivista keskustelua ja joissa on syntynyt käytäntöjä muiden omaksuttaviksi.

Huolipajat

Monissa yrityksissä on järjestetty henkilökunnalle huolipajoja. Ulkopuoliset asiantuntijat tai oman työyhteisön jäsenet ovat alustaneet jostain ajankohtaisesta teemasta (vaikkapa koronakeväänä kuormituksen alla oleva parisuhde, töiden tekeminen pienten lasten mellastaessa vieressä), minkä jälkeen teemasta on käyty keskustelu ja pyritty oppimaan muilta. Suuremmissa yrityksissä tällaiset huolipaja-webinaarit tai -etäkeskustelut ovat voineet houkutella satoja osallistujia, ja ne on koettu hyvin arvokkaiksi.

Psykologien tuki

Epävarmuuden ja etätöiden kuormittaessa tarve työterveyspsykologien tuelle on kasvanut. Edelläkävijäyritykset ovat pyrkineet viestinnällä madaltamaan kynnystä yhteydenottoon työterveyspsykologeihin ja poistamaan leimautumisen pelkoa. Jotkut ovat myös ottaneet käyttöön erillisiä matalamman kynnyksen huolipuhelimia, joihin työntekijät voivat olla yhteydessä.

Miten voit -puhelut

Etätyön aikana satunnaiset fyysiset kohtaamiset toimistoilla ovat poistuneet, minkä lisäksi etäpalavereissa mennään usein suoraan asiaan. Työkavereille ja alaisille soitetut “Miten voit -puhelut” ilman varsinaista työagendaa havaittiin työyhteisöä hyvin lujittavaksi toimintatavaksi. Ajatustyöneuvosto painotti, että tällaisia puheluita voi soittaa myös esimiehille, vaikka se voi aluksi tuntua erikoiselta.

Etätyön ergonomia kuntoon

Monissa yrityksissä on haluttu panostaa etätyöläisten ergonomiaan. Yrityksistä on saanut lainata pöytiä, tuoleja, näyttöjä, näppäimistöjä ja muita työvälineitä koteihin. Jotkut yritykset ovat myös varta vasten hankkineet työntekijöilleen näitä varusteita ja huolehtineet niiden kotiinkuljetuksesta.

Taukojumppa

Yritykset ovat ottaneet etätyöperiodilla käyttöön taukojumppasovelluksia ja myös perinteisemmin keinoin työyhteisön jonkun jäsenen vetämiä taukojumppia. Taukojumppien koettiin vetreyttävän fyysisesti, mutta myös psyykkisesti, sillä monissa yrityksissä taukojumppahetket tarjoavat samalla mahdollisuuden vapaamuotoisempaan kuulumisten vaihtamiseen.

Uusien työntekijöiden perehdytys

Vaikka koronakriisi kuristaakin montaa yritystä, niin yrityksissä aloittaa edelleen uusiakin työntekijöitä. Uusien työntekijöiden vastaanottamisen ja perehdyttämisen koettiin olevan etätöiden kestäessä tavallista vaativampaa. Varsinkin yrityskulttuurin omaksumisessa ja työyhteisön täysivaltaiseksi jäseneksi pääsemisessä tarvitaan tavanomaista enemmän tukea.

Lainat työntekijöille

Oman tai puolison lomautukset voivat aiheuttaa työntekijöille taloudellisia vaikeuksia. Jotkut yritykset ovat lähteneet tarjoamaan työntekijöilleen matalakorkoista lainaa taloushuolien ratkaisemiseksi.

Kuka pitää huolta johtajasta?

Nyt elettävän koronakriisin aikana useimmat johtajat tiedostavat erityisen roolinsa työyhteisönsä muiden jäsenten hyvinvoinnin, jaksamisen ja tuottavuuden edistäjinä. Ajatustyöneuvosto heräsi vielä pohtimaan myös kysymystä siitä, kuka pitää huolta johtajista.

Tärkeiksi jaksamisen turvaajiksi johtajat mainitsivat muilta johtajilta – ja miksei muualtakin organisaatiosta – tulevat “Miten voit -puhelut”. Varsinkin yllättävältä taholta tuleva vilpitön kysymys johtajan omasta jaksamisesta oli koettu hyvin lämmittävänä. Tämän lisäksi moni johtaja turvaa omiin verkostoihinsa, joiden kanssa luottamuksella sparrasi kuormittavia asioita.

Parhaiden käytäntöjen kokoaminen käsikirjaksi

Omassa työyhteisössä parhaaksi koetut etätyökäytännöt kannattaa koota käsikirjaksi, joka auttaa viestimään nämä käytännöt ja vaikkapa etäpalavereihin osallistumista koskevat odotukset kaikille työyhteisön nykyisille ja tuleville jäsenille. Käsikirja auttaa myös säilyttämään parhaat käytännöt työyhteisön käytössä myös sen jälkeen, kun etätyökausi päättyy ja kiusaus palata vanhaan on suuri.

Heltin ajatustyöneuvosto pyrkii tekemään säännöllisiä keskustelunavauksia modernin ajatustyön kysymyksistä ja jakamaan parhaita toimintatapoja kaikkien hyödyksi. Lisätietoja Timo Lapilta.