Uusi vuosi, uudet organisaatiolupaukset – kuinka viet lupaukset sanoista teoiksi?

Heltti
Ajatustyön murros • Johtaminen • Työyhteisö • Yrityskulttuuri

Vuosi 2024 on jo täydessä vauhdissa ja lunastamme vuodenvaihteessa tekemiämme lupauksia. Joko liikut enemmän ja parannat kuntoasi? Lisäsitkö unen määrää puolella tunnilla? Oletko energisenä läsnä läheisillesi myös työpäivän jälkeen? Rajaatko ruutuaikaa?

Uuden vuoden lupaukset ovat tunnetusti valitettavan lyhytikäisiä. Lupaamme muuttaa elintapamme, työtapamme ja suhteemme läheisiin kertarysäyksellä. Ja siinä samassa, kertarysäyksellä, epäonnistumme.

Mihin uudenvuodenlupaukset usein kaatuvat?

Yleisimmät syyt lupausten epäonnistumiseen ovat yllättävän yksinkertaisia (HS 12/2022, Petteri Kilpinen):

  1. Muutoksen mittakaava
  2. Suunnitelman puute
  3. Yksin yrittäminen

Joko yritämme muuttaa kaikkia asioita kerralla tai valitsemme muutoksen, jonka toteuttamiseen meillä ei ole voimavaroja. Vaihtoehtoisesti emme suunnittele muutoksen viemistä arkeen pysyviksi rutiineiksi tai kiinnitämme ne vääriin juurisyihin ilmiön taustalla. Esimerkiksi huonolaatuisen unen taustalla voi olla tekijöinä ravintorytmi, passiivisuus tai päivittäinen palaverimarathon ilman taukoja. Ja viimeisenä, pidämme muutosta varjeltuna salaisuutena, emmekä kerro siitä kenelläkään.

Jos haluat nyt onnistua, tee suurin pieni muutos, jonka toteutumiseen uskot itsekin sataprosenttisesti. Suunnittele, miten muutos toteutuu arjessasi oikeissa rutiineissa ja millä voimavaroilla sen teet. Lopuksi, kerro siitä kaikille julkisesti.

Kun olet muutoksessasi onnistunut, voit antaa jo uuden lupauksen ennen vuodenvaihdetta ja toteuttaa sen samalla rutiinilla. Pienin askelin, ei kertarysäyksellä. Näin helppoa se teoriassa on.

Jos haluat nyt onnistua, tee suurin pieni muutos, jonka toteutumiseen uskot itsekin sataprosenttisesti.

Jere Syvänne, Heltti

Onko organisaatio lupauksissaan sen parempi?

Annamme organisaatioina samalla tavalla uuden vuoden lupauksia henkilöstölle, asiakkaille ja omistajille tavoitteiden, toimintasuunnitelmien ja budjettien muodossa. “Tuplaamme liikevaihtomme”, “erotumme kilpailijoista A-luokan asiakaskokemuksella” ja “houkuttelemme osaajia toimialan parhaan työpaikan maineella”.

Ja turhan usein lupaukset jäävät lunastamatta.
Laihaan tulokseen on kokemukseni mukaan kolme syytä:

  1. muutoksen mittakaava
  2. suunnitelman puute
  3. yksin yrittäminen

Näyttääkö tutulta? Näistä ensimmäinen on tärkein ja vaikein.

Ymmärrä asioiden välinen yhteys – systeemi

Organisaation työntekijät, asiakkaat ja toimintaympäristö muodostavat kompleksin verkoston (systeemin), jonka yhteyksiä ja tapahtumia ei voi ennalta määrätä. Systeemin voi kuitenkin tuntea ja tällä välttää virheet muutoksen mittakaavassa.

Yleensä muutoksia yritetään tehdä määrällisesti liikaa tai ne ovat liian suuria ja komplekseja organisaation voimavaroihin nähden. Alla oleva syy-seuraus -kaavio kuvaa yksinkertaistetusti organisaation kuormittumisesta johtuvaa resurssivajetta ja sen seurauksia.

Mitä paremmassa kunnossa perusasiat ovat (harmaat laatikot), sitä suuremman muutoksesta johtuvan “häiriön” organisaatio kestää. Liian suuri muutos laskee työntekijäkokemusta, asiakaskokemusta ja tuottavuutta nakertaen tavoiteltuja hyötyjä.

Muutoksilla yritetään yleensä joko hyödyntää mahdollisuus tai korjata ongelma. Kun ilmiöiden taustalla vaikuttavat tekijät (juurisyyt) tunnistetaan, osataan muutoksen kohde ja mittakaava valita oikein. 

Suunnittele uusi arki

Yksilön kohdalla muutos tuottaa tulosta, kun jokin arjen rutiini muuttuu. Sama periaate pätee organisaation muutoksessa. Muutos tuottaa tulosta, kun työntekijöiden arjen rutiinit muuttuvat oikealla tavalla. Suunnittele siis uusi arki, joka vie organisaatiota (= työntekijöitä) kohti tavoitetta. Tunnista ja kehitä niitä toimintamalleja, työkaluja ja rakenteita, joilla on muutoksessa suurin vaikuttavuus. Älä koske niihin, jotka jo toimivat hyvin.

Älä tee sitä yksin

Organisaation muutoksessa on lopulta kyse usean yksilön uskomusten, ajattelun ja toiminnan muuttamisesta. Jos olet johtoryhmässä tai esihenkilöroolissa, tiedät kuinka helppoa on tehdä päätöksiä oletuksiin perustuen ja pian huomata sen ikävät seuraukset. Muutokset on tehtävä yhdessä henkilöstön kanssa, jos niissä halutaan onnistua. 

Suurin osa organisaatioista tekee muutoksia jatkuvasti ja monet niistä onnistuvat saavuttamaan tavoitteensa. Heltillä on 1400 asiakasta, joissa työskentelee kymmeniä tuhansia (ajatus)työntekijöitä. Olemme aktiivisesti mukana muutoksissa joko todistamassa onnistumisia tai kompensoimassa muutoksen aiheuttamia häiriöitä systeemissä. Usein molempia. Tässäkään mielessä muutosta ei kannata tehdä yksin.

Jos haluatte organisaationa pitää tälle vuodelle tekemänne lupaukset, ymmärrä organisaatiotanne systeeminä, suunnittele uusi arki yhdessä työntekijöidenne kanssa ja hyödynnä muutoksessa kokeneita ammattilaisia.

Lue: Heltti ja Filosofian Akatemia yhdistyivät!

Poimi tästä vinkit

5 keinoa lupausten lunastamiseen

  1. Ymmärrä organisaatiota systeeminä: Mitä paremmassa kunnossa perusasiat ovat, sitä suuremman muutoksesta johtuvan “häiriön” organisaatio kestää.
  2. Tunnista juurisyyt: Ennen muutosta tunnista taustalla vaikuttavat tekijät, jotta voit kohdistaa muutoksen oikein.
  3. Keskity yhteen muutokseen kerrallaan: Vältä liiallista muutosta ja panosta yhteen asiaan, johon uskot sataprosenttisesti.
  4. Integroi muutos arkeen: Suunnittele tarkasti, miten muutos heijastuu päivittäisiin työrutiineihin ja keskity niiden kehittämiseen, joilla on suurin vaikutus.
  5. Tee muutokset yhdessä henkilöstön kanssa: Osallista henkilöstö suunnitteluun ja päätöksentekoon. Tämä lisää sitoutuneisuutta ja antaa avaimet onnistuneelle muutokselle.

Tutustu tämän artikkelin kirjoittajaan

Jere Syvänne on viettänyt varhaisuransa (kun vielä oli urapolkuja) elektroniikkateollisuudessa korporaatioiden prosessien, kehitysohjelmien ja palvelujen parissa. Varhaisopittu insinöörin logiikka on sittemmin näkynyt asiakastyössä työn tuottavuuden tarkastelussa joko työympäristöihin, työterveyteen tai organisaatioiden kehittämiseen liittyen.

Jere ei generalistina ole asiantuntija missään, mutta uteliaana yrittää tehdä näkyväksi organisaatioiden sosiaalisia verkostoja (systeemejä). Yhteyksien tunnistaminen henkilöstön hyvinvoinnin ja organisaation tavoitteiden saavuttamisen kyvykkyyden välillä innostaa Jereä aina.

Huomasitko jo nämä?