Ajatustyöpaikkojen tyypillisimmät kuormitustekijät ja niiden ehkäisy – työterveyspsykologin ja psykoterapeutin vinkit

Työssä kohtaamamme kuormitustekijät vaikuttavat merkittävästi paitsi yksilöön – myös erityisesti työn sujuvuuteen, työyhteisön toimivuuteen ja lopulta työn tuottavuuteen. Erityisesti pienissä yrityksissä, joissa resurssit voivat olla rajalliset, on tärkeää tunnistaa ja ehkäistä näitä kuormitustekijöitä. Tässä artikkelissa työterveyspsykologi ja työuupumusaktivisti Tanja Lappi ja withHeltin johtava psykoterapeutti Aino Juusola kertovat vinkkinsä pienyrityksille kuormitustekijöiden hallintaan.

Tässä artikkelissa pureudumme erityisesti seuraaviin aiheisiin: Työmäärä, aikapaineet ja päätöksenteko. Vuorovaikutuksen haasteet hybridityössä. Työn epävarmuus sekä työn ja yksityiselämän tasapainon puute.

1. Työmäärä, aikapaineet ja päätöksenteko – säätämistä ja sähläystä?

Liiallinen työmäärä ja tiukat aikapaineet ovat yksi pienyritysten yleisimmistä kuormitustekijöistä. Pienyrityksissä työntekijöillä on monesti useita rooleja ja vastuita, mikä voi johtaa ylikuormitukseen.

Aino Juusola: Ennen roolien asettamista ja jakamista on tärkeä aukikirjoittaa, mitä johonkin tehtävänkuvaan kuuluu. Näin työntekijä voi tehdä tietoisen päätöksen siitä, onko hän valmis kyseisen vastuun ottamaan itselleen ja toisaalta myös on avoimesti tiedossa, mitä missäkin roolissa odotetaan. Niin ikään on tärkeä aukirjoittaa, miten paljon työaikaa mihinkin rooliin on lupa ja tarkoitus allokoida. Aina tämä ei ole mahdollista, mutta olisi suositeltavaa tehdä tämä edes jollain tasolla.

Tanja Lappi: Me pystymme tekemään paljon töitä ja saamaan aikaan isojakin asioita, jos meille on selvillä mitä meiltä odotetaan, miten priorisoidaan ja missä ajassa. Yksi suurimmista kuormitustekijöistä työssä on epäselvät tai jopa ristiriitaiset odotukset. Monesti oma mieli tuottaa meille paljon suurempia tavoitteita, kun muut ajattelevat. Siksi yksi keino hallita työmäärää ja aikapainetta on sanoittaa ääneen työpaikan, tiimin, asiakkaiden ja jokaisen omia odotuksia. Ja muodostaa niiden perusteella työlle selkeät tavoitteet.

Aino Juusola: Yhdessä on myös tärkeä sopia, miten tavoitteita seurataan ja miten niitä voidaan tarvittaessa myös tarkistaa tilanteen mukaan. 

Tanja Lappi: Kasvuyrityksissä on usein haastetta, kuka tekee päätöksiä. Ja jos kukaan ei tee – tällöin säädetään ja sählätään.

2. Vuorovaikutuksen haasteet hybridityössä

Huono tiedonkulku ja epäselvä viestintä voivat aiheuttaa turhautumista ja virheiden syntymistä. Pienissä yrityksissä tehdään paljon tiivistä yhteistyötä, joten avoimen ja selkeän viestinnän edistäminen on ensiarvoisen tärkeää.

Tanja Lappi: Hydridityön maailmassa ollaan enemmän kuin aikaisemmin kirjoitetun viestinnän varassa. Tämä tarkoittaa sitä, että kun sinä kirjoitat viestin – et pääse näkemään tai validoimaan, mitä viestin saaja viestiäsi lukiessaan ajattelee. Väärin ymmärtämisen ja ylitulkinnan vaara on ilmeinen. Jos saat slack- tai sähköpostiviestin, joka nostattaa kulmakarvojasi, älä jää tunteen kanssa yksin. Pirauta viestin lähettäjälle ja kysy, mitä hän tarkoittaa. Kerro, jos jokin asia jäi sinua mietityttämään ja saat siihen luultavasti hyvin luonnollisen selityksen. Oma tulkintasi tilanteesta ei ole aina totta.

Ja välillä on hyvä pitää lähipäiviä, jolloin koko tiimi on toimistolla ja tekee yhdessä töitä. Silloin on aikaa ja mahdollisuus myös tarkentaa asioita, nostaa esille haastavimpiakin asioita ja päästä todentamaan erilaisia kulmakarvan asentoja.

Aino Juusola: Myös viestintään liittyvistä säännöistä ja kulttuureista on tärkeä sopia yhdessä, erityisesti jos työskentely toteutuu pitkälti etänä ja viestittelyyn liittyy herkästi tulkintaa. Miten meidän työyhteisössä annetaan palautetta? Miten vaikeita asioita otetaan tarvittaessa puheeksi?

3. Työn epävarmuus

Epävarmuus työtehtävistä, urakehityksestä tai yrityksen tulevaisuudesta voi aiheuttaa stressiä ja ahdistusta työntekijöille. Pienissä yrityksissä työntekijöiden informointi mahdollisista muutoksista tai päätöksistä avoimesti ja läpinäkyvästi on ehdottoman tärkeää.

Tanja Lappi: Tähän maailman aikaan kuuluu epävarmuus: on korkojen nousua, inflaatiota, työpaikkojen taloudellista ahdinkoa ja yleistä huolestuneisuutta. Työpaikalla voidaan joko lisätä epävarmuuden tuomaa ahdistuneisuutta tai vähentää sitä. Työpaikan yhteinen missio, arvot ja ääneen lausuttu yhteinen suunta tuottaa turvallisuuden tunnetta. Asioista, jotka eivät muutu päivittäin, kannattaa puhua yhdessä. Ne kiinnittävät mielen ja antavat hetkellisesti levon jatkuvasta muutoksesta.

Aino Juusola: Mitä Tanja ylempänä sanoi, on todella tärkeää. Lisäsin tähän myös resilienssin vahvistamisen. Resilienssi on yhteydessä ongelmanratkaisutapoihin ja siihen, miten me pystymme niitä tiukan paikan tullen hyödyntämään. Eli samalla, kun olemme avoimia riskeistä ja realistisia viestinnässä, on tärkeää myös ylläpitää selviytymispuhetta. Mistä olemme jo selvinneet? Mikä silloin on auttanut? Mikä silloin on ollut tärkeää? Ja juurikin, mitkä asiat säilyvät vaikka muutosta ja epävarmuutta on?

4. Työn ja yksityiselämän tasapainon puute

Epätasapaino työn ja yksityiselämän välillä voi aiheuttaa stressiä ja uupumusta työntekijöille. Pienissä yrityksissä työelämän ja yksityiselämän rajat saattavat kuitenkin helposti hälventyä.

Tanja Lappi: Täydellinen työajan ja vapaa-ajan erottaminen ei nykyisessä tietotyössä enää onnistu. Jos sellaisen perään haikailee, saattaa huomaamattaan kuormittaa itseään palautumisen sijaan. Tutkimusten mukaan työstä palautumista ei heikennä työasioiden positiivinen miettiminen tai erilaisten ratkaisuiden kelaaminen vapaa-ajalla. Joskus kuningasidea tulee mieleen kesken juoksulenkin ja se pitää päästä dokumentoimaan heti lenkiltä palattua.

Sen sijaan mieltä kuormittaa ja palautumista estää työasioiden negatiivinen vatvominen vapaa-ajalla. Jos tunnistat olevasi vatvoja, anna itsellesi illassa aikaa vain 15 min aikaa murehtimiseen ja kirjaa silloin murheet ylös (huolivartti). Sen jälkeen ne ovat poissa mielestä ja voit palata niihin seuraavana työpäivänä työajalla.

---