Miten tarttua esihenkilönä hankaliin teemoihin?

Työurani aikana olen lukuisia kertoja törmännyt tilanteisiin, joissa asiat olisi pitänyt nostaa keskusteltavaksi jo paljon aikaisemmin – joskus jopa vuosia aiemmin. Milloin kyseessä on ollut vastuuton työkäyttäytyminen, puutteet työn tuloksissa tai kuormittuminen työssä. Mitä pidemmälle kohti karia tilanne on päästetty, sitä hankalampi kurssia on ollut enää korjata onnistunein tuloksin. Usein tarttumattomuuden taustalta löytyy sekä pelkoja, tuen puutetta esihenkilötyössä että myös osaamattomuutta. Kuten Helena Åhman  kirjoittaa Helsingin sanomissa, omaa keskusteluälykkyyttään ja osaamista haastavien asioiden keskusteluun ottamisesta voi kehittää – jo ennen kuin tilanteet ovat hankalia.

”Se mitä ei katso, katoaa”

Mikä estää esihenkilöä tarttumasta hankaliin teemoihin?

Johtamisuralla tulee jokaiselle väistämättä vastaan tilanteita, joissa pohtii, pitäisikö oman tiimiläisen tilanteeseen tarttua. Usein matka ensimmäisistä merkeistä tarttumiseen on turhan pitkä. Joskus tilanteeseen on tartuttu hyvissä ajoin, mutta tyypillisempää on ollut, että ollaan jo ajettu karille, kun asiasta aletaan esihenkilön ja työntekijän kanssa keskustelemaan. Miksi näihin teemoihin on vaikea tarttua hyvissä ajoin ja miten tätä voisi muuttaa?

Teemme mieluiten niitä asioita, joissa uskomme menestyvämme ja jotka tuottavat meille mielihyvää

Missä tahansa roolissa teemme mieluiten niitä asioita, jotka uskomme hoitavamme menestyksekkäästi, sillä ne lisäävät dopamiinin tuotantoa aivoissamme. Varhainen tilanteisiin tarttuminen koetaan hankalaksi, sillä varhaisessa vaiheessa ei useinkaan ole ns. “kovaa faktaa”, johon nojautua. Esihenkilö kokee myös usein suurta vastuuta nykytilanteesta ja olevansa ns. osasyyllinen: en pysty jakamaan työkuormaa tasaisemmin, en ole riittävästi antanut aikaani ja tukeani, en ole ollut riittävän selkeä odotuksissani jne. Mielessä pyörii monesti ajatus siitä, miten itsellä pitää olla ratkaisu takataskussa, jos otan huoleni puheeksi. 

Millaisia suhteita olet rakentanut johdettaviisi?

Kaikkein parasta on, jos olet rakentanut hyviä suhteita johdettaviisi eli teille on luontevaa käydä keskusteluja ja koette ne arvostaviksi ja avoimiksi. Tällöin huolen puheeksi ottaminen ei ole enää niin suuri kynnys: et pelkää keskinäisen luottamuksen vaurioitumista ja osaat myös ennakoida toisen reagointitapaa. Varhaisessa vaiheessa voi myös lempeästi tunnustella ja sanoittaa jotain sellaista, joka on ilmassa, mutta ei vielä todennettavissa faktojen kautta: “Olet vaikuttanut viime aikoina….ja huomaan usein miettiväni, miten…. Olen käytettävissä ja haluan auttaa….”. Voi asettua kiinnostujan, kuulijan ja rinnalla kulkijan rooliin ja sitä kautta madaltaa kynnystä keskustella kipeämmistäkin teemoista ja vahvistaa omaa luottamustasi tilanteiden edistäjänä

Mitä haastavampi tilanne, sitä tutkivampi ote

Jos tilanne on päässyt siihen pisteeseen, että puhutaan puuttumisesta, tilanne herättää työntekijässä usein uhan tunteen ja johtaa tarpeeseen suojata minäkuvaa. Mieti jo ennakkoon, miten voisit vähentää uhan tunteen kokemusta ja turvata hyvää keskusteluyhteyttä. Omalta esihenkilöltä, kollegalta, coachilta saatu tuki on myös kokemukseni mukaan todella tärkeässä roolissa ja vähentää esihenkilön omaa kuormittumista. Tässä keskusteluun valmistautumiseen muutama perussääntö ennakkoon pohdittavaksi: 

• Asenne: Mitkä ovat ennakkoasenteesi ja tulkintasi tilanteesta/ihmisestä? Miten voisit luopua niistä ja kohdata toisen tasavertaisena aikuisena ihmisenä?
• Intentio: Mikä on tavoitteesi keskustelulle? Mitä hyötyä siitä voi olla työntekijälle?
• Tunteet: Millaisia tunteita puheeksi ottaminen sinussa herättää ja mistä tunteet kumpuavat? Miten voisit ennakkoon valmistautua keskustelussa herääviin tunteisiin?
• Dialogi: Miten osoitat kiinnostuksesi toisen kokemusta ja näkemystä kohtaan? Millaiset kysymykset saisivat toisen avautumaan ja kokemaan, että haluat auttaa ja tukea tilanteessa?
• Odotukset: Minkä odotat muuttuvan ja miten sen ilmaiset?

Voiko meillä puhua vaikeuksista ja epäonnistumisista ilman, että joutuu sivuraiteille?

Ihminen on sosiaalinen eläin ja haluaa kuulua joukkoon, olla porukassa tärkeä jäsen. Jos tulemme torjutuksi tai pelkäämme joutuvamme ulkokehälle, aivoissamme aktivoituu ihan samat kipualueet kuin fyysistä kipua kokiessamme. Suojaamme siis itseämme kaikin tavoin kelpaamattomuuden tunteelta. Jos luottamusta esihenkilöön ja psykologista turvallisuutta ei ole, niin mieluummin esitämme osaavamme ja pystyvämme kuin kerromme riittävän ajoissa keinottomuudestamme. 

Pohdi hetki organisaatiokulttuuria ja porukkasi keskinäistä ilmapiiriä. Onko teillä hyviä kokemuksia siitä, miten rehellisesti, mutta rakentavasti käsitellään epäonnistumisia? Nähdäänkö epäonnistumiset mahdollisuuksina oppia vai saako mokaaja otsaansa leiman “osaamattomana”, josta supistaan selän takana? Miten itse suhtaudut, mitä sanot ja teet niissä tilanteissa, joissa toinen kierrellen ja kaarrellen koettaa sanoa, ettei omin voimin selviä?

Luo laajemminkin tervettä työkulttuuria, jossa asioita voi rohkeasti ottaa puheeksi ja jossa posti käsitellään niiden kanssa joille posti kuuluu. Ja jossa myös kannustetaan ja iloitaan toisten onnistumisista. Tällaisessa terveessä työskentelykulttuurissa on myös turvallista itse nostaa esiin omia rajoitteita, haasteita ja avun tarpeita – ennen kuin tarvitaan puheeksi ottamista.