Itsensä johtaminen on maailman vaikein taito – taltuta yleisimmät hallinnan tunteen tappajat

Työn johtaminen puhututtaa paljon ja kuka siitä on vastuussa: yritys, esihenkilöt, tiimit vai yksilö? Tapahtui johtaminen kenen toimesta vain, pyritään sillä parantamaan mm. työn hallinnan tunnetta, joka toteutuessaan lisää työhyvinvointia, työssä suoriutumista ja heijastuu positiivisesti myös muuhun elämään.

Hajautettu johtajuus, johon liittyy mm. käsitteet itse- ja yhteisöohjautuminen, on enenevässä määrin lisääntynyt. Itsensä johtaminen on tärkeäksi noussut yksilöltä vaadittava työelämätaito. Tätä selvitetään rekrytointivaiheessa ja  mitataan pitkin työuraa.

Hallinnan tunteen lisäämistä, toisin sanoen johtamista, voi ja pitää tehdä systeemisesti läpi organisaation. Organisaatiotasolla hallinnan tunnetta pyritään parantamaan mm. muovaamalla johtamiskulttuuria ylhäältä alaspäin -johtamisen sijaan jaetun johtajuuden suuntaan, jossa tiimeillä ja työntekijöillä on mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä tapoihin, aikatauluihin sekä tavoitteenasetantaan. Myös toimivat prosessit, asianmukaiset työolot ja -välineet sekä selkeät tavoitteet ja kirkas työn perusmerkitys auttavat organisaatiotasolla lisäämään hallinnan tunnetta työhön.

Tiimitasolla  psykologisesti turvallinen työilmapiiri ja hyvin määritellyt roolit sekä vastuualueet tukevat tunnetta siitä, että tiimin vastuulla olevat tehtävät tai projektit ovat hallinnassa. Esihenkilöiden tehtävänä on tukea sekä koko tiimin että sen yksilöiden hallinnan tunnetta mm. tukemalla positiivista tunneilmastoa tiimissä (katso esim. KYARHEM-malli), huolehtimalla että kukin tietää, mikä on hänen sekä muiden tiimin jäsenten tehtävät ja tavoitteet sekä että kullakin on tarvittavat sisäiset ja ulkoiset resurssit työn tekemiseen.

”Itsensä johtaminen on vaikein taito maailmassa.” Hertta Vuorenmaa, työelämätutkija

Työterveyslaitoksen psykologian tohtori Matti Joensuu kuvaa hallinnan tunnetta näin: “Hallinnan tunne on kokemusta siitä, että työ sujuu, on tasapainossa muun elämän kanssa ja on sopivan haastavaa – tuomatta mukanaan liiallista, uuvuttavaa kuormitusta.”

Hallinnan tunne on kuitenkin hyvin yksilöllisesti koettu olotila. Kokemus työn hallinnasta vaihtelee päivittäin ja jopa hetkittäin. Lisäksi henkilöiden persoonalliset erot ja myös työpaikan yleinen puheilmasto voivat vaikuttaa hallinnan tunteen kokemukseen.

Mitkä ovat tyypillisimpiä hallinnan tunteen syöjiä ja miten ne taklataan?

1. Työn sirpaleisuus – Lopeta multitaskaus, keskity isoihin kiviin

Tunne työn sirpaleisuudesta johtaa hallinnan tunteen menettämiseen. Sirpaleisuutta voi aiheuttaa niin työn määrä, organisointi, laatu kuin työvaiheiden jakautuminen eri henkilöiden välillä ja niiden organisointi.

Tärkeintä mitä yksilö voi tehdä, on muodostaa omaan mieleen kuva siitä, mikä tai mitkä ovat tärkeimmät ja isoimmat kokonaisuudet, mitä tänään/tällä viikolla/ tässä kuussa tulisi saada aikaan ja keskittyä ensisijaisesti niihin. Muistamme vertauskuvan purkista, joka täytetään eri kokoisilla kivillä ja hiekalla. Isot kivet kannatta laittaa ensin ja ripotella hiekka perään vasta sitten, näin kaikki mahtuvat purkkiin. Päivää ei kannata täyttää pienellä silpputyöllä, koska silloin isot asiat jäävät tekemättä.

2. Ulkoiset ja sisäiset haasteet – Hanki tietoa, muokkaa työolot ja -tavat sopiviksi, tunnista mihin pystyt ja mihin et

Kärsimme sekä ulkoisista että pään sisäisistä häiriötekijöistä jotka haittaavat työn tekemistä, keskittymistä ja aiheuttavat tunnetta siitä, ettei asiat etene tai ole hallussa. Ulkoisiin häiriötekijöihin kuuluvat mm. epäselvät, puutteellisesti annetut tai ristiriitaiset työtehtävät ja niille asetetut tavoitteet, vajavainen kommunikaatio tai tiedonpuute sekä lisäksi päivittäiset häiriöt, kuten ruudulle ilmestyvät notifikaatiot tai työpisteen ympärillä tapahtuva hälinä.

Jos ei tiedä, mitä yritys tai esihenkilö itseltä odottaa, on vaikea asettaa omia päivittäisiä tai viikoittaisia tavotteita. Kysymällä lisätietoa ja selvennystä epäselvissä tilanteissa vältetään arvailu. Siksi suu tai viestikanava on syytä avata aina kun tuntuu, ettei ole täysin tietoinen itseen ja omaan työhön kohdistuvista odotuksista. Myös päivittäisten ulkoisten häiriötekijöiden poistaminen mm. hiljaisen työtilan varaamisella, notifikaatioiden hiljentämisellä tekee ihmeitä.

Sisäisiä häiriötekijöitä ovat mm. henkilön oma hankaluus organisoida tai priorisoida asioita, poukkoilevat ajatukset, sisäisen motivaation puute, uni- tai nestevaje tai liian paljon kognitiivista kapasiteettia syövä määrä työstettäviä asioita. Näiden helpottamiseksi voi kehittää yleistä keskittymiskykyä mindfulness-harjoitteilla ja päättää aika, jolloin tekee keskittyvää työtä. Tällöin ajatusten poukkoilua on helpompi rajata ja palauttaa käsillä olevaan aiheeseen. On kuitenkin hyvä muistaa, että ajatusten poukkoilu on normaalia, eikä siitä pidä soimata itseään. Ihmisellä on värikäs mieli ja se on meidän vahvuus. Oman ruutuajan rajoittaminen ja multitaskauksen vähentäminen priorisoinnilla helpottavat oman mielen keskittymiskykyä.

3. Stressi, ylisuorittaminen – Done is better than perfect

Kun mieli on stressaantunut ja kuormittunut, hallinnan tunne hajoaa. Stressiä voi hallita monella eri tavalla, mutta myös päätös asioiden hyvien puolien näkemisestä ja positiivinen sisäinen puhe ohjaavat tunnetilaamme parempaan suuntaan. ”Kaikki järjestyy jotenkin” voi tuntua kuluneelta kliseeltä, mutta syvemmin sitä ajatellessa, asia on juurikin näin. Meillä on taipumusta vaatia itseltämme enemmän kuin mitä toiset meiltä odottavat. Jos itsekriittisyys menee liialliseksi, aiheuttaa henkilö itse itselleen ylimääräistä stressiä mikä ei edistä hallinnan tunteen saavuttamista. Jos tavoite on saada tietyt asiat tehdyksi, ei niiden liiallinen nysvääminen välttämättä paranna tulosta vaan viivästyttää työtä. Joskus tehty työ on parempi kuin täydellinen työ. Alenna siis rimaa silloin, kun havaitset ettei asian liiallinen stressaaminen johda parempaan tulokseen.